Panduan Pengawasan Pekerjaan Jalan Dan Jembatan (Bagian 5)

Rapat Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan atau  Pre-Construction Meeting (PCM) 

Tujuan

Tujuan rapat persiapan pelaksanaan pekerjaan yaitu : 

1. Mengatur tatacara pelaksanaan rapat persiapan pekerjaan (Pre Construction Meeting/PCM) untuk menghilangkan keragu-raguan dan perbedaan persepsi tentang dokumen kontrak dan turunannya. 
2. Menyatukan pengertian terhadap seluruh Dokumen Kontrak, dan membuat kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat dalam Dokumen Kontrak maupun kemungkinan-kemungkinan kendala yang akan terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan. 
3. Petunjuk dalam rangka penyusunan kerangka kerja yang sebaik-baiknya, Kasatker/PPK diharapkan mampu untuk menggalang kekompakan semua unsur yang terkait di dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan yang terdiri dari pihak Satuan Kerja (Satker)/Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebagai Direksi Pekerjaan, Direksi Teknis sebagai wakil Direksi Pekerjaan selaku Pengawas Teknis yang umumnya dari Konsultan Supervisi, dan Kontraktor yang selanjutnya disebut Penyedia Jasa sebagai Pelaksana pekerjaan. 
4. Uraian ini dimaksudkan sebagai pedoman untuk mendapatkan kesepakatan bersama di dalam menyelesaikan masalah-masalah yang diperkirakan akan timbul dilapangan saat pelaksanaan, sebagai tahapan awal dari tindakan pengendalian oleh Direksi Pekerjaan terhadap pelaksanaan pekerjaan konstruksi. 

Ruang lingkup  

Uraian ini memuat proses penyelenggaraan rapat persiapan pelaksanaan pekerjaan (Pre Construction Meeting/PCM) yang dapat diselenggarakan segera setelah kontrak ditandatangani atau selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) sampai dengan selesainya Berita Acara PCM yang merupakan bagian dari dokumen Kegiatan. 

 Acuan

Acuan rapat persiapan pelaksanaan pekerjaan antara lain : 

1. Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 8 tahun 2006. 
2. Peraturan Menteri PU Nomor 34/PRT/M/2006.
3. Peraturan Menteri PU Nomor 07/PRT/M/2011. 
4. Peraturan Menteri PU Nomor 20/PRT/M/2018. 
5. Peraturan Menteri PU Nomor 05/PRT/M/2014 tentang Pedoman Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) Konstruksi Bidang Pekerjaan Umum. 
6. Pedoman Pelaksanaan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) Untuk Konstruksi Jalan dan Jembatan No.004/BM/2006. 
7. Dokumen kontrak. 

Defenisi

Rapat persiapan pelaksanaan (Pre Construction Meeting) adalah pertemuan yang diselenggarakan oleh unsur-unsur yang terkait dengan pelaksanaan Kegiatan seperti pihak Direksi Pekerjaan sebagai unsur pengendalian, Direksi Teknis sebagai pengawas teknis dan Penyedia Jasa sebagai pelaksana pekerjaan untuk menyamakan persepsi terhadap seluruh Dokumen Kontrak dan membuat kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat dalam dokumen kontrak maupun kemungkinan-kemungkinan kendala yang akan terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan. 

Ketentuan Umum

Ketentuan umum dalam rapat persiapan pelaksanaan pekerjaan antara lain : 

1. Sebelum pelaksanaan kontrak, Kasatker/PPK bersama-sama dengan Penyedia Jasa, Unsur Perencanaan dan Direksi Teknis harus mengadakan Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak (Pre-construction Meeting/PCM). 
2. Pelaksanaan Pre Construction Meeting (PCM) harus diselenggarakan paling lambat 7 (tujuh) hari sejak tanggal diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK).
3. Rapat Persiapan Pekerjaan dituangkan dalam Berita Acara dan ditanda tangani oleh 3 (tiga) pihak, Direksi Pekerjaan, Wakil Direksi Pekerjaan dan Penyedia Jasa. Berita Acara Rapat Persiapan Pekerjaan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari Dokumen Kontrak yang berlaku. 
4. Beberapa hal yang perlu dibahas dan disepakati dalam Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak adalah: a. Struktur Organisasi kerja. b. Persamaan persepsi tentang pasal-pasal atau butir butir yang tertuang dalam dokumen kontrak. (Kepmen 349/KPTS/M/2004 Bab IV K). Pasal-pasal dalam dokumen kontrak, perihal ; • Asuransi pekerjaan. • Pekerjaan tambah kurang. • Penyelesain perselisihan. • Pemeliharaan pekerjaan. • Kompensasi. • Denda. • Pemutusan kontrak dan, • Hal-hal lain yang dianggap perlu (yang berhubungan dengan pasal-pasal dalam kontrak dan muncul dalam pembahasan). c. Usulan usulan perubahan mengenai isi dalam pasal pasal dokumen kontrak, seperti jadwal mobilisasi, schedule atau segala sesuatu yang telah disepakati saat penanda tanganan kontrak. d. Pendekatan kepada masyarakat dan pemerintah daerah setempat mengenai rencana kerja. e. Pembahasan prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan, sebagai berikut : Tata cara pengajuan Permintaan Pekerjaan (Request). Tata cara pengajuan pengetesan.  Tatacara pengajuan Pembayaran.  Pengajuan perubahan pekerjaan.  Tatacara pelaksanaan Mutual Check dan Pengajuan Revisi Desain.  Pengajuan Gambar Kerja.  Pengajuan PHO dan FHO dan lainnya yang dianggap perlu. f. Presentasi Penyedia Jasa dalam rencana penanganan pekerjaan melalui program mutu penyedia jasa (RMK), yang meliputi ; • Struktur Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan dan Hubungan Kerja; • Jadwal Pelaksanaan Kegiatan; • Jadwal Mobilisasi tenaga kerja dan kompetensinya; • Jadwal Peralatan dan kendalanya; • Prosedur dan Instruksi Kerja; • Detail Penanganan Konstruksi yang Dominan dianggap sulit; • Metode Kerja yang diusulkan; • Rencana Penempatan Lokasi Base Camp; • Rencana Quarry, Pembahasan deposit; • Rencana Pemeriksaan Mutu; • Rencana Pengendalian Lingkungan; • Rencana Pengendalian K3, termasuk pemeliharaan dan pengaturan lalu lintas; • Pendokumentasian arsip proyek • Rencana Sosialisasi kepada Masyarakat dan Pemda setempat tentang Rencana Kerja; • Penyusunan Rencana Pemeriksaan Lapangan (Mutual Check); • Format – format yang akan dipakai. g. Presentasi Konsultan Supervisi tentang prosedur pengawasan pekerjaan berdasarkan uraian kegiatan pekerjaan penyedia jasa. h. Pembahasan kendala yang diperkirakan akan timbul, beserta rencana penanganannya. i. Masalah – masalah lapangan terkait dengan Ruang Milik Jalan, Lokasi Quarry, Lokasi Base Camp . j. Rencana Pemeliharaan dan Pengaturan Lalu lintas (Manajemen Lalu Lintas) selama pelaksanaan konstruksi, meliputi pemasangan rambu sementara, pengaturan jalan sementara/ detour (jika ada), antrean lalu lintas bergiliran, pembatasan kecepatan, dll. k. Dalam hal rencana pemeliharaan dan pengaturan lalu lintas (Manajemen Lalu Lintas) harus melibatkan unsur-unsur Kepolisian dan DLLAJR. 

Kondisi Khusus

1. Apabila pada saat pelaksanaan Rapat Persiapan Pekerjaan, keberadaan Konsultan Supervisi belum tersedia dilapangan, maka Rapat Persiapan Pekerjaan tetap dapat dilaksanakan, berita acara Rapat Persiapan Pekerjaan harus menyusul disampaikan kepada konsultan supervisi untuk dipedomani. 
2. Dalam hal konsultan supervisi memiliki pandangan yang berbeda dengan hasil rapat yang telah ditentukan, maka usulan atau persamaan persepsi dapat dilakukan melalui rapat rapat koordinasi yang dilaksanakan pada tahap selanjutnya. 

Bukti kerja 

Bukti kerja yang didapatkan dari rapat persiapan pelaksanaan pekerjaan antara lain: 

1. Berita Acara Rapat Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan; 
2. RMK Penyedia Jasa; 
3. RMK Konsultan Supervisi.